Занятие 2. Управление документами

(Продолжительность занятия 20 минут)

Управление документами — это круг задач, связанный с выбором времени печати документа и пользователя, получающего уведомление о завершении процесса печати. На этом занятии Вы познакомитесь с выбором таких параметров документа, как адресат уведомлений, приоритет и интервал времени, в течение которого документ может быть напечатан.

• настроить параметры уведомлений о завершении вывода документа на печать;
• задать интервал времени, в течение которого документ может быть напечатан;
• удалить документ из принтера.

Установка уведомления, приоритетов и времени печати

Для управления документами — выбора пользователя, получающего уведомления о завершении печати документа, установки приоритетов и интервала времени, в течение которого документ может быть распечатан, — необходимы права доступа Full Control (Полный контроль) или Manage Documents (Управление документами) к соответствующему принтеру.

Ситуации, в которых может потребоваться изменение этих параметров документа, перечислены в таблице.

Параметр	Ситуация
Указание адресата уведомлений о завершении печати документа	Получатель документа и пользователь, отправивший документ на печать, — разные люди. Получателем, например, может быть редактор, который должен знать, когда он может забрать готовый документ
Изменение приоритета документа	Необходимость печатать важные документы в первую очередь
Выбор интервала времени, в течение которого документ может быть распечатан	Большие документы, печать которых занимает много времени, удобнее распечатывать в более подходящее время (например, ночью). Буферизация документа, для которого задан соответствующий интервал времени, будет выполнена при отправке задания на печать, но процесс печати будет отложен до наступления указанного времени.

> Подготовка принтера

Это упражнение — подготовительное. Вы приостановите принтер и выведете на печать два документа, а в следующих упражнениях измените их параметры.

1. Зарегистрируйтесь по учетной записи Administrator.
2. В меню Start (Пуск) выберите пункт Settings (Настройка), в появившемся меню — пункт Printers (Принтеры).

   Появится окно Printers (Принтеры).

3. Дважды щелкните значок Вашего принтера. Появится окно имя_принтера.
4. В меню Printer (Принтер) выберите пункт Set As Default Printer (Использовать по умолчанию).
5. В меню Printer (Принтер) выберите пункт Pause Printing (Приостановить печать).

   Обратите внимание на строку заголовка окна: в ней сообщается, что принтер приостановлен.

6. Оставьте окно имя_принтера открытым и запустите Windows NT Explorer (Проводник Windows NT).
7. Откройте папку LabFiles\Public\Library, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните сначала файл Hamlet, txt, а затем — Bronte.txt.
8. Укажите курсором на один из выбранных файлов и щелкните правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите команду Print (Печать).
9. Вернитесь в окно имя_принтера.

   Обратите внимание, что оба документа появились в этом окне.

> Настройка уведомления

В этом упражнении Вы установите режим уведомления, чтобы пользователь User8 получил уведомление, когда печать документа завершится.

1. В окне имя_принтера щелкните документ Bronte.txt.
2. В меню Document (Документ) выберите пункт Properties (Свойства).

   Появится диалоговое окно Bronte-Notepad Properties (Свойства: Bronte Блокнот).

3. В поле Notify (Уведомление) наберите user8.

   Оставьте диалоговое окно открытым и переходите к следующему упражнению.

> Изменение приоритета документа

В этом упражнении Вы повысите приоритет документа Bronte.txt для пользователя User8.

1. Обратите внимание, что на вкладке General (Общие) диалогового окна Bronte-Notepad Properties (Свойства: Bronte Блокнот) установлен низший приоритет (1).
2. Передвигая ползунок, установите значение приоритета равным 50 и щелкните кнопку ОК.

   Вы не увидите никаких внешних изменений в окне имя_принтера, тем не менее документ будет распечатан раньше документов, имеющих приоритет меньше 50, и позже тех, значение приоритета которых превышает 50. Оставьте диалоговое окно открытым и переходите к следующему упражнению.

> Выбор интервала времени вывода документа на печать

1. В окне имя_принтера щелкните документ Hamlet.txt.
2. В меню Document (Документ) выберите пункт Properties (Свойства).

   Появится диалоговое окно Hamlet-Notepad Properties (Свойства: Hamlet Блокнот).

3. Убедитесь, что в области Schedule (Расписание) выбран переключатель Only From (Только с).
4. В поле Only From (Только с) введите 00:30.
5. В поле То (До) введите значение 3:30 и щелкните кнопку ОК.

   Вы не увидите никаких внешних изменений в окне имя_принтера, тем не менее принтер не будет печатать документ в интервале от 00:30 до 3:30. Если принтер не закончит печать документов, предшествующих Hamlet.txt, до 3:30, то печать Hamlet.txt будет отложена до 00:30 следующей ночи.

Оставьте диалоговое окно открытым и переходите к следующей теме.

Удаление документа из принтера

Иногда требуется удалить документ из принтера до печати, например, если Вы обнаружили ошибку в документе.

Для того чтобы удалять документы, отправленные на печать другими пользователями, Вы должны иметь право доступа Full Control (Полный контроль) или Manage Documents (Управление документами). Право Print (Печать) позволяет удалять только свои документы.

> Удаление документа клавишей DELETE

1. В окне имя_принтера щелкните документ Bronte.txt.
2. Нажмите клавишу DELETE.

   Документ исчезнет из окна.

> Удаление документа командой Cancel

1. В окне имя_принтера щелкните документ Hamlet.txt.
2. В меню Document (Документ) выберите пункт Cancel (Отменить печать). Документ исчезнет из окна.
3. Закройте окно имя_принтера.
4. Выйдите из системы.

Резюме

• Чтобы выбрать пользователя, получающего уведомление, приоритет документа и временной интервал, в течение которого документ может быть распечатан, необходимо право доступа Full Control (Полный контроль) или Manage Documents (Управление документами) к соответствующему принтеру.
• • Пользователи, имеющие право доступа Print (Печать), могут удалять только свои документы. Для удаления чужих документов необходимо право доступа Full Control или Manage Documents.
• Адресат уведомления следует изменять, если пользователь отправляет на печать документ, предназначенный для другого пользователя.
• Изменять приоритет документов следует для того, чтобы важные документы печатались в первую очередь.
• Большие документы, печать которых занимает много времени, лучше всего распечатывать в ночное время, когда загруженность принтера и сети минимальна.

Дополнительную информацию о ...	Вы найдете в ...
правах доступа к операциям печати	главе 7, «Настройка сетевого сервера печати», настоящего курса